Gadgetshowto
Nimic nu se îndoiește de faptul că e-mailul a revoluționat modul în care comunicăm între noi. Și chiar dacă oamenii ar putea prefera din ce în ce mai multe lucruri precum rețelele sociale și aplicațiile de mesagerie instantanee pentru a discuta cu prietenii în zilele noastre, adevărul rămâne că, atunci când vine vorba de o comunicare adecvată, e-mailul este în continuare mediul preferat.
De la universități la corporații globale și de la studenți la CEO, e-mailul este folosit aproape peste tot și de toată lumea. Acestea fiind spuse, aproape toți avem mai multe adrese de e-mail, cu unul sau (mai mulți) dintre numeroșii furnizori de e-mail. Dar adevărata întrebare este dacă confirmăm protocolul (protocolurile) de utilizare corectă a e-mailului?
Dacă nu sunteți sigur cu privire la răspuns, atunci acest articol, care subliniază etichetele de bază pe care ar trebui să le urmeze toată lumea, este pentru dvs. Deci, fără alte întrebări, iată-le.
Etichete de bază pentru e-mail
1. Folosiți o adresă de e-mail cu aspect profesional
Adresa dvs. de e-mail este adesea considerată a fi o indicație a personalității dvs. Din acest motiv, este important să aveți o adresă de e-mail cu aspect profesional, în general cu numele și prenumele dvs. care alcătuiesc partea „nume de utilizator” a acesteia. Acest lucru este și mai important dacă intenționați să utilizați adresa de e-mail pentru comunicarea profesională (de exemplu, trimiterea de CV-uri recrutorilor, furnizarea de probe de lucru clienților).
Dacă numele de utilizator la alegere nu este disponibil, puteți adăuga un număr la alegere (de ex. data nașterii) pentru a obține unul. Pentru a cita câteva exemple, [email protected] sau [email protected] pot fi considerate alegeri bune. Pe de altă parte, folosiți ceva de genul [email protected] sau [email protected], și puteți fi destul de sigur că e-mailurile dvs. nici măcar nu vor fi deschise de către destinatari.
Bacsis: Pe cât posibil, utilizați o adresă de e-mail separată pentru toate nevoile dvs. profesionale. Și dacă nu vă deranjează să scoateți câțiva dolari, cel mai bine este să alegeți e-mailuri găzduite cu propriul domeniu.
2. Includeți întotdeauna un subiect și păstrați-l clar și concis
Subiectul este unul dintre cele mai importante componente ale e-mailului, ca și ea oferă imediat destinatarului o idee despre informațiile incluse în e-mail. Acesta este motivul pentru care toate e-mailurile dvs. ar trebui să aibă o linie de subiect, chiar dacă conținutul nu este atât de important. Lăsarea liniei subiectului necompletată este percepută ca o neglijență din partea expeditorului.
Chiar mai important, subiectul trebuie să fie concis și la obiect, astfel încât destinatarul să poată identifica conținutul e-mailului cât mai repede posibil. Puține exemple sunt Raport de proiect atașat, Sondaj de performanță - solicitare de răspuns timpuriu, și lucruri de genul acesta.
3. Folosiți fonturi standard și formatare minimă
Indiferent cât de mult îți plac acele fonturi fanteziste pe care le ai pe computerul tău, acestea sunt un „nu” absolut atunci când vine vorba de compunerea e-mailurilor. Asta este pentru ca dacă utilizați un font non-standard și nu este instalat pe computerul destinatarului, textul e-mailului nu va apărea conform intenției. Acesta este motivul pentru care majoritatea serviciilor de e-mail au doar câteva fonturi standard, serif și sans-serif (de ex. Times New Roman, Arial) disponibile pentru compunerea e-mailului. Și ar trebui să te ții de ele.
De asemenea, păstrați formatarea în e-mailul dvs. cât mai puțin posibil. Cu excepția cazului în care trebuie să subliniați o anumită secțiune, linie etc. în conținutul e-mailului, abțineți-vă de la utilizarea evidențierilor și culorilor pentru text. De fapt, culoarea textului e-mailului trebuie să fie doar negru, deoarece este cea mai lizibilă.
4. Evitați greșelile de tipar, utilizarea incorectă a gramaticii și erorile de punctuație
Deși nu toată lumea există un nazist de gramatică și nu este infracțional să ai o greșeală de eroare sau două în e-mailurile tale, utilizarea incorectă a limbajului, structura propoziției etc., dă în general destinatarului (ii) o impresie negativă. Deci este extrem de important ca tu verificați de trei ori linia subiectului, corpul și toate celelalte elemente text ale unui e-mail pentru orice erori gramaticale și de punctuație inadecvate (și corectați-le, dacă sunt găsite), înainte de a apăsa butonul „Trimite”.
Mai mult, ar trebui nu folosiți niciodată semne de punctuație multiple (de ex. !!!) în e-mailurile dvs. Același lucru este valabil și pentru cuvintele argotice (de exemplu, LMAO), contracțiile populare (de exemplu, Gotcha!) Și emoticoanele. Toate aceste lucruri par extrem de imature și neprofesionale și sunt cel mai bine lăsate doar pentru rețelele sociale și chat-urile instantanee.
Bacsis: Aveți grijă întotdeauna de modul în care scrieți cu majuscule cuvintele, propozițiile etc. din e-mailurile dvs. Un e-mail (sau orice altceva, de altfel) nu ar trebui niciodată să fie compus niciodată în TOATE MAJUSCULE, deoarece este considerat echivalentul internetului de a striga.
5. Dați atașamentelor nume descriptive
Cel mai adesea, trebuie să trimitem / primim mai multe fișiere ca atașamente cu e-mailurile noastre. Deși acest lucru este destul de necesar, nimic nu poate fi mai rău decât primirea unui e-mail încărcat cu numeroase fișiere numite aleatoriu (de exemplu, 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc) care nu au niciun sens. Asa de, ori de câte ori trimiteți atașamente cu un e-mail, redenumiți-le cu câteva nume de fișiere descriptive, astfel încât destinatarul să cunoască instantaneu conținutul lor, fără a fi nevoie să le deschideți. De exemplu, dacă trimiteți CV-ul unui potențial angajator, dați-i un nume de genul CurrentResume_JohnDoe. Simplu și ușor.
De asemenea, dacă intenționați să trimiteți un număr mare (de exemplu, 20) atașamente cu un e-mail, este mai bine să combinați-le într-o arhivă Zipped primul. Pentru mai multă claritate, puteți menționa separat detalii precum numărul de atașamente, dimensiunea totală a arhivei etc. în textul corpului e-mailului.
6. Includeți întotdeauna o semnătură
O semnătură este necesare pentru închiderea sau terminarea corectă a textului corpului e-mailului. Dar, mai important, este oferă, de asemenea, o „autenticitate” e-mailului și conținutului acestuia. Deci, toate e-mailurile dvs. ar trebui să aibă semnătura inclusă în ele. Doar creați și salvați o semnătură în setările e-mailului, iar aceasta va fi adăugată automat la sfârșitul fiecărui e-mail pe care îl compuneți.
Vorbind despre „Ce” ar trebui să fie inclus în semnătură, este ceva ce ar trebui să vă decideți, deoarece variază de la o persoană la alta. Acestea fiind spuse, ca regulă generală, puteți include informații de contact (de exemplu, numărul oficial, e-mailul secundar), precum și linkuri către profilurile dvs. sociale. Pe scurt, o semnătură ar trebui să vă servească drept card de contact digital. Dar nu-l suprasolicitați cu prea multe informații inutile.
7. Confirmați primirea e-mailurilor
E-mailurile din zilele noastre au avansat atât de mult încât, odată ce ați apăsat butonul „Trimiteți”, puteți fi 200% sigur că va ajunge în căsuța de e-mail a destinatarului, o secundă sau două mai târziu. Cu toate acestea, ca în cazul oricărei tehnologii, e-mailul poate (și, ocazional,) poate suferi și perioade de nefuncționare. Deci, odată ce ați primit un e-mail (mai ales dacă este important), confirmă primirea acestuia răspunzând expeditorului cu un mesaj mic.
Chiar dacă nu este posibil să recunoașteți fiecare e-mail pe care îl primiți, ar trebui să încercați să faceți acest lucru. Mai important, ar trebuirecunoaște e-mail trimis din greșeală pentru dvs., deoarece expeditorul ar putea aștepta un răspuns din partea cealaltă parte. Acest lucru îl va face pe expeditor conștient de greșeală și, de asemenea, va salva destinatarul real al e-mailului.
8. Folosiți salutări adecvate
Când vorbim cu oamenii față în față sau chiar la telefon, începem întotdeauna prin a-i saluta. Și aceeași regulă este valabilă și pentru e-mailuri, astfel încât e-mailurile dvs. ar trebui să aibă întotdeauna salutări adecvate pentru destinatar (e). În funcție de cine trimiteți un e-mail, salutarea poate fi formală (de exemplu, Stimate domn Johnson, profesorul Keller), sau informal (Hello Adam, Hi Jenna). În mod similar, finalul (de exemplu, Cu respect, sincer) trebuie să aibă același ton subiacent ca și salutarea de început, precum și mesajul general.
Este demn de remarcat faptul că ar trebui Abțineți-vă de la utilizarea unor mesaje de salut extrem de informale și de utilizare zilnică (de exemplu, Ce se întâmplă?) în e-mailuri. Este de la sine înțeles că este considerat destul de neprofesionist.
9. Nu utilizați Răspundeți de fiecare dată
Există momente când primiți un e-mail care este trimis și altor alți destinatari (de exemplu, o notificare importantă într-o companie). Dar când răspunzi la astfel de mesaje, tu folosiți în grabă opțiunea „Răspundeți tuturor”. Acest nu numai că trimite răspunsul către expeditorul inițial, ci tuturor celor care au primit e-mailul, indiferent dacă răspunsul este destinat acestora sau nu. Acesta este un mod perfect de a înfunda căsuțele primite ale destinatarilor.
Din acest motiv, aveți grijă atunci când răspundeți la e-mailuri cu mai mulți destinatari și utilizați opțiunea „Răspuns”. Doar atunci când sunteți 100% sigur că răspunsul dvs. este destinat tuturor celor din lista de destinatari, ar trebui să utilizați opțiunea „Răspundeți tuturor”.
10. Folosiți corect câmpurile Cc și Bcc
Împreună cu câmpul „Către”, „Cc" și "Bcc”Câmpurile sunt ceva despre care știe cineva care a primit vreodată un e-mail. Dar chiar și după aceea, majoritatea oamenilor ajung să le folosească necorespunzător.Iată un lowdown pe ce sunt și când ar trebui să fie utilizate:
- Cc: Standuri pentru copiere carbon. Dacă există unii destinatari cărora doriți să le trimiteți un e-mail, dar nu doriți să știe că acest e-mail este „doar” destinat lor, introduceți adresele lor de e-mail în acest câmp. Fiecare destinatar poate vedea adresele de e-mail ale altora în câmpul Cc.
- Cco: Scurt de la Blind Carbon Copy. Dacă există destinatari multipli pe care doriți să îi trimiteți un e-mail, dar doriți ca aceștia să se vadă pe ei înșiși ca singurii destinatari ai e-mailului, introduceți adresele lor de e-mail în acest câmp. Fiecare destinatar dintr-un câmp Bcc își poate vedea doar propria adresă de e-mail și nu a celorlalți. Această opțiune este mai potrivită pentru confidențialitate.
11. Răspundeți la e-mailuri în timp util
Având în vedere câte e-mailuri primim zilnic, este aproape imposibil să le răspundem imediat tuturor. in orice caz, chiar dacă un e-mail este puțin mai mic decât prioritatea dvs., ar trebui să încercați să răspundeți la acesta în timp util. În general, acest lucru ar trebui să fie în termen de 24-48 de ore de la primirea unui e-mail. Și dacă nu veți putea răspunde la e-mailuri pentru o perioadă de timp (de exemplu, din cauza unei pauze), utilizați funcția de răspuns automat sau de răspuns la vacanță, pe care o au majoritatea serviciilor de e-mail.
12. Formatați corect e-mailurile înainte de redirecționare
De îndată ce butonul „Înainte” este apăsat pe un e-mail, întregul mesaj (inclusiv orice imagine, text nealiniat etc. care ar putea fi) este indentat ciudat în dreapta, și introdus într-un e-mail gol, astfel încât să puteți introduce ID-urile de e-mail ale destinatarilor și să le trimiteți. Acest lucru nu numai că încurcă formatarea e-mailului original, ci și introduce o mulțime de spații albe și simboluri suplimentare (>) în fragmentul de e-mail redirecționat, ceea ce la rândul său face ca e-mailul să fie aproape ilizibil.
Pentru a o rezolva, ar trebui formatați corect e-mailul redirecționat, atunci când este încorporat într-un e-mail gol. Aceasta include eliminarea spațiului alb suplimentar, precum și eliminarea caracterelor suplimentare, a liniilor goale și a unor astfel de lucruri.
VEZI SI: Cele mai bune sfaturi și trucuri Evernote
Utilizați e-mailul așa cum este destinat să fie utilizat
Întrucât este principalul mijloc de comunicare în lumea conectată la internet de astăzi, este extrem de important ca e-mailul să fie utilizat în conformitate cu regulile corespunzătoare, care includ totul, de la modul în care salutați destinatarii, până la stilul de font pe care îl alegeți. Iar etichetele descrise mai sus vă ajută să faceți exact acest lucru, oferind astfel o experiență de e-mail mai bună și mai globală. Așadar, încercați-le și anunțați-ne preferatele în comentariile de mai jos.
