11 Excelente caracteristici Outlook 2016 pe care ar trebui să le cunoașteți

Outlook, adoră-l sau urăște-l, este clientul standard de e-mail și productivitate din lumea întreprinderilor. O mare parte din timpul oricărui vizitator de birou este petrecut în fața acestui instrument chintesențial. Cu toate acestea, în ciuda popularității sale și a numărului mare de ore petrecute folosindu-l, puțini oameni știu despre funcțiile sale avansate și chiar mai puțini îl folosesc la întregul său potențial.

Așadar, astăzi vom explora câteva dintre caracteristicile extraordinare ale Outlook 2016. Să începem:

1. Trimiteți e-mailuri din pseudonimele Outlook.com

Adesea trebuie să folosim adrese de e-mail diferite în scopuri diferite - de exemplu, s-ar putea să doriți o adresă personală [email protected] adresa, o adresă de lucru prenumele.numele@compania dvs..com, și poate o aruncaț[email protected] pe care doriți să îl utilizați pentru înscrierea la buletine informative și site-uri de marketing. Majoritatea persoanelor creează și gestionează un cont diferit pentru fiecare adresă.

În loc să faceți acest lucru, puteți utiliza Outlook pentru a crea și gestiona diferite aliasuri. A avea un alias vă permite să gestionați diferite adrese de e-mail folosind același cont, iar e-mailurile trimise către oricare dintre adresele dvs. vor ajunge în aceeași Mesaje primite. Iată cum să le configurați:

Accesați Outlook Web App și conectați-vă utilizând contul Office 365. Apoi accesați site-ul web al contului Microsoft și faceți clic pe „Informațiile dvs.”În bara de sus. Acum, faceți clic pe „Gestionați modul în care vă conectați la Microsoft. Probabil vi se va solicita parola.

Aici puteți adăuga și gestiona aliasurile. Pentru a crea un nou alias, faceți clic pe „Adăugați un e-mail„.

Acum introduceți adresa de e-mail pe care doriți să o utilizați ca alias. Puteți crea una nouă sau puteți utiliza o adresă existentă.

Acum veți vedea aliasul pe care tocmai l-ați adăugat și veți alege să îl faceți al dvs. primar alias sau eliminați-l dacă nu mai aveți nevoie de el.

Acum toate e-mailurile trimise la adresa alias vor ajunge în căsuța de e-mail principală. Pentru a trimite un e-mail de la adresa nou creată, trebuie doar să faceți clic pe Din în timp ce compuneți un mesaj și selectați adresa dorită.

2. Programați întâlniri

Outlook facilitează programarea întâlnirilor cu alții. Pentru a face acest lucru, puteți merge doar la calendar, faceți clic pe Acasă și selectați „Nouă întâlnire„.

Aici puteți specifica participanții, ziua, ora, mementourile și alte opțiuni pentru întâlnire.

Dacă doriți să faceți din aceasta o întâlnire recurentă, faceți clic pe Recurență butonul din Opțiuni secțiunea din partea de sus, unde veți vedea diverse opțiuni pentru programarea regulată.

Odată ce destinatarul a acceptat invitația, veți primi o confirmare pentru aceeași.

 De asemenea, veți primi o notificare când este timpul întâlnirii.

3. Răspunsuri automate

Dacă mergeți într-o călătorie de afaceri sau vacanță, puteți configura Outlook pentru a trimite răspunsuri automate pentru fiecare e-mail pe care îl primiți. Pentru a activa această funcție, accesați „Fişier”Și faceți clic pe„Răspunsuri automate„.

Aici poti specificați intervalul de date si mesaj de răspuns automat.

Dacă doriți un control mai fin asupra regulilor, puteți face clic pe „Reguli„butonul din stânga jos.

4. Utilizați Google Drive ca stocare în cloud în Outlook

Dacă utilizați Google Drive ca furnizor de stocare în cloud, îl puteți integra în MS Office (inclusiv Outlook) pentru a deschide documente direct din Drive și a le salva, fără a părăsi programele Office.

Pur și simplu descărcați pluginul Google Drive pentru Office, instalați pluginul și data viitoare când deschideți Outlook, veți putea atașați fișiere direct din Drive folosind butonul dedicat.

Poti de asemenea salvați toate atașamentele pe care le primiți direct în Drive.

Notă: Plug-in-ul Google Drive pentru Office funcționează numai pe Windows. Office pentru Mac nu este acceptat în prezent.

5. Obțineți livrarea și citiți chitanțele

Dacă doriți să primiți o notificare despre momentul în care e-mailul dvs. a fost livrat și / sau citit, puteți solicita o chitanță de livrare și citire. Pentru a activa acest lucru, faceți clic pe Opțiuni în timp ce compuneți un mesaj și bifați următoarele casete de selectare:

Poti de asemenea activați urmărirea pentru fiecare mesaj tu trimiti. Pentru a face acest lucru, mergeți la  Fişier > Opțiuni > Poștă. Derulați în jos până la Urmărirea și bifați secțiunea Chitanță de livrare care confirmă faptul că mesajul a fost livrat către serverul de e-mail al destinatarului sau Citiți chitanța care confirmă că destinatarul a văzut mesajul casete de selectare.

Rețineți că destinatarul mesajului ar putea refuza să trimită o chitanță de citire. În plus, este posibil ca programul de e-mail al destinatarului să nu accepte chitanțele citite.

6. Adăugați butoane de vot la e-mailuri

Dacă doriți să obțineți un consens de la echipa dvs. cu privire la un subiect, puteți crea un sondaj în Outlook. În timp ce compuneți un e-mail nou, accesați Opțiuni și faceți clic pe „Folosiți butoanele de vot„.

Puteți utiliza șablon Butoanele Da / Nu sau creați-vă propriile făcând clic pe Personalizat, unde puteți alege, de asemenea, opțiuni precum Importanță, chitanțe de citire / livrare și timpul de expirare.

7. Întârziere sau programare pentru trimiterea e-mailurilor

Uneori este posibil să trebuiască să întârziați trimiterea unui mesaj. De exemplu, s-ar putea să fie aproape ora de închidere și doriți ca mesajul dvs. să fie livrat a doua zi dimineață în timpul programului de lucru. Pentru a face acest lucru, vă puteți programa mesajul. Iată cum:

În timp ce scrieți un e-mail, accesați Opțiuni fila și faceți clic pe „Întârziere livrare„.

În caseta de dialog care apare, sub Optiuni de livrare, bifați „Nu livrați înainte”Și introduceți data și ora.

Acum închideți caseta de dialog și apăsați Trimite. E-mailul dvs. va fi trimis la ora specificată.

Notă: Această caracteristică funcționează perfect pe un cont Microsoft Exchange. Dacă utilizați un cont POP3 sau IMAP, Outlook trebuie să rămână deschis până când mesajul este trimis.

8. Gestionați poșta și calendarul altei persoane

Când lucrați cu o echipă, este imperativ să vă coordonați și să lucrați împreună la unele sarcini comune. În acest scop, vă recomandăm să păstrați un folder separat pentru astfel de sarcini și să îl partajați cu membrii echipei dvs. Ei bine, iată cum să o faceți în Outlook 2016.

Du-te la Fişier filă. Click pe "Setările contului”Și selectați„Acces delegat ”.

În caseta de dialog care se deschide, faceți clic pe „Adăuga„, Selectați utilizatorul căruia doriți să îi acordați permisiunea și faceți clic pe O.K.

În caseta de dialog care apare, puteți selecta diferite permisiuni pe care le puteți acorda acestui utilizator.

După ce ați terminat, celălalt utilizator va fi informat cu privire la noile permisiuni acordate acestora. Acestea sunt doar elementele de bază ale funcției de partajare. Pentru o prezentare generală și instrucțiuni mai cuprinzătoare, consultați documentația oficială.

9. Utilizați reguli pentru a gestiona e-mailurile

O regulă este o acțiune care rulează automat pe mesajele de intrare sau de ieșire. De exemplu, este posibil să doriți să mutați toate mesajele de la supervizorul dvs. într-un alt folder, să mutați toate mesajele din departamentul de marketing în dosarul „Urgent” sau să ștergeți toate mesajele cu „Cumpărați acum” în subiect. În loc să faceți aceste sarcini din nou și din nou, puteți configurați reguli pentru automatizare lor. Puteți alege dintre diferitele șabloane de reguli sau puteți începe dintr-o regulă necompletată.

10. Accelerați activitățile repetitive cu pași rapizi

Există adesea sarcini care trebuie făcute de mai multe ori pe zi. Poate că redirecționați în mod regulat e-mailuri către supervizorul dvs. sau doriți să mutați unele e-mailuri într-un anumit folder. Desigur, puteți utiliza Reguli pentru a automatiza procesul, dar aceasta va aplica regulile tuturor e-mailurilor care corespund criteriilor, în timp ce vă recomandăm să le aplicați numai anumitor e-mailuri. Astfel, este nevoie de o abordare mai manuală, și acolo este Pași rapizi Intrați.

Du-te la Acasă filă în Outlook. Veți vedea următoarele secțiunea pentru Pași Rapizi:

După cum puteți vedea, există câțiva pași rapizi preconfigurați pentru utilizare. De exemplu, selectați un e-mail în Mesaje primite și faceți clic pe Către manager din secțiunea Pași rapizi. Veți vedea așa ceva:

Aici poti configurați pasul rapid în cauză - schimbați numele, adăugați adrese de e-mail pentru a le redirecționa sau adăugați și mai multe acțiuni la buton făcând clic pe Opțiuni în stânga jos.

În captura de ecran de mai sus, am adăugat adresa de e-mail a managerului meu, am adăugat o acțiune folosind Adăugați acțiune , a instruit Outlook să mute mesajul în folderul „Redirecționat către manager”, a adăugat o tastă de comandă rapidă și a modificat textul de tip tooltip.

Puteți modifica pașii rapidi existenți, așa cum am făcut în exemplul de mai sus, sau puteți adăuga propriul dvs. făcând clic pe Creaza nou butonul din Pași rapizi bara de instrumente:

11. Comenzi rapide de la tastatură și alte sfaturi diverse

Outlook oferă o serie de alte funcții mai mici, dar utile, cum ar fi temele, transformarea mesajelor de poștă electronică în întâlniri și preferatele fiecărui utilizator avansat: comenzi rapide de la tastatură. De exemplu, puteți apăsa Ctrl + W pentru a compune un e-mail nou, Ctrl + E pentru a căuta și multe altele. Pentru a afla mai multe comenzi rapide de la tastatură Outlook, consultați cartea electronică oficială Sfaturi și trucuri Outlook 2016 de la Microsoft.

VEZI ȘI: 12 cele mai bune instrumente Gmail pentru a-ți îmbunătăți experiența de e-mail

La fel ca aceste caracteristici și trucuri interesante din Outlook 2016?

Sperăm că ați învățat câteva caracteristici avansate Outlook 2016. Pe cât de util este utilizarea clientului dvs. de e-mail la potențialul său maxim, există și alte lucruri de reținut în timp ce utilizați e-mailul, așa că asigurați-vă că consultați articolul nostru despre eticheta de bază a e-mailului pe care ar trebui să îl urmeze toată lumea. În lumea digitală mereu conectată, confidențialitatea este mai importantă ca niciodată, pentru care ar trebui să consultați articolul nostru despre cum să criptați e-mailul.

Dacă mai aveți de adăugat sfaturi și trucuri Outlook sau credeți că am ratat o caracteristică esențială, asigurați-vă că ne anunțați în secțiunea de comentarii de mai jos.